Osoby
Adresár alebo modul osôb obsahuje zoznam externých osôb (obchodných partnerov firmy, dodávateľov, odberateľov). Umožňuje pre každú osobu evidovať:
- Meno alebo názov firmy/organizácie, priradiť skratku k osobe, typ osoby a IČO, DIČ, atď
- Adresy: fakturačná (sídlo), poštová (kam doručovať doklady) a ľubovoľné ďalšie
- Bankové účty, ktoré osoba používa
- Kontaktné informácie (web, e-mail, atď)
- Ďalšie informácie ako dohodnutá splatnosť faktúr, poznámka, atď
Osoby možno pridávať, upravovať alebo mazať. Okrem týchto základných operácii je možné:
- zjednotiť viac záznamov, ak sa týkajú jednej osoby. Táto operácia vytvorí jednu osobu z dvoch pôvodných, pričom všetky doklady, čiastky, atď budú priradené práve tejto jednej osobe
- porovnať údaje s verejne dostupnými zdrojmi (Obchodný register SR, Živnostenský register SR, údaje o plátcoch DPH) a opraviť tak vlastnú databázu
Pri pridávaní novej externej osoby do adresára sa preberajú niektoré nastavenia (Osoba požaduje papierové doklady, Predvolene posielať predfaktúry namiesto faktúr,...) z nastavení neurčenej osoby. To znamená, že ak má neurčená osoba niektoré z týchto nastavení označené, bude rovnaké nastavenie označené aj pre novovytvorenú osobu. Toto nastavenie môžete pred uložením osoby zmeniť.
Neurčená a vlastná osoba
Adresár obsahuje dva špeciálne záznamy:
- Neurčená osoba: k tomuto záznamu sú priradené všetky čiastky, ktoré nemajú známu osobu. Napríklad pri importe výpisu z účtu z banky sa nemusí podariť určiť všetky osoby a niektoré záznamy sa tak priradia neurčenej osobe (vďaka čomu je ich možné následne ľahko nájsť a bližšie identifikovať). Rovnako, pri tvorbe plánu nemusí byť jasné, komu budú peniaze vydané (alebo od koho prijaté) - používa sa opäť neurčená osoba.
- Vlastná osoba: tento záznam sa týka vlastnej firmy, ktorá používa ReFIS.
Dlžníci
Osoby je možné označiť ako dlžníkov. Okrem vlastného označenia, ktoré vykoná používateľ ReFISu sa automaticky doťahujú aj informácie z verejných zdrojov:
- Sociálna poisťovňa, Všeobecná zdravotná poisťovňa
- Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci (informácie o pozastavenej činnosti, konkurzoch, likvidácii, nútenej správe, reštrukturalizácii, zrušení alebo prejednaní dedičstva)