ReFIS pre vnútrofiremné nákupy v Motor-Car zabezpečil komplexné riešenie

Motor-Car digitalizáciou procesu nákupu získal väčší prehľad a vyššiu efektivitu

Klient:

Motor-Car prevádzkuje predajnú a servisnú sieť automobilových značiek Mercedes Benz, KIA a ďalších v 8 mestách na Slovensku

Implementácia ReFIS-u:

jún 2022

Funkcia ReFIS:

Vnútrofiremný e-shop, objednávky a podpora práce pre oddelenie nákupu

Výsledky:

Zjednodušenie a sprehľadnenie nákupných procesov vo firme od vytvárania interných nákupných žiadaniek, ich schvaľovanie, až po vytváranie objednávok a sledovanie dodania a fakturácie.
Automatické generovanie objednávok urýchľuje ich spracovanie
Vyššia efektivita vďaka digitálnemu prehľadu o stave dokladov reportingu a automatickému párovaniu faktúr s objednávkami

Zadanie od klienta:

Vytvoriť vnútrofiremný e-shop a zdigitalizovať procesy, ktoré zrýchlia nákupy tovarov do firmy a umožnia jednoduchú a efektívnu kontrolu nad dokladmi zo strany zodpovedných manažérov.

Navrhnuté riešenie:

Vytvorenie interného e-shopu v rámci ReFIS-u, v ktorom namiesto platenia zamestnanci vytvárajú žiadanky na nákupy, ktoré schvaľujú manažéri. Fungovanie navrhnutého riešenia:

Príslušný zamestnanec v rámci ReFIS-u si vkladaním do nákupného košíka vytvorí žiadanku na tovary alebo služby, ktoré potrebuje do firmy nakúpiť
Zodpovedný pracovník podľa oprávnení žiadanku schváli a následne oddelenie nákupu zo schválených žiadaniek vytvorí objednávky, ktoré odošle dodávateľom.
Príjem tovaru od dodávateľa potvrdzuje zodpovedný pracovník potvrdením faktúry, k jej schvaľovaniu už nedochádza pokiaľ jej výška neprekračuje schválenú sumu na žiadanke.

Klient Motor-Car v rámci ReFIS-u využíva aj elektronizáciu dokumentov - preto je faktúra od dodávateľa aj automaticky prečítaná prostredníctvom OCR (automatické rozpoznávanie textu) a zarchivovaná.

Implementácia:

Adaptácia zamestnancov na ReFIS bola plynulá, rozdelená na fázy.

Výsledky:

Interný e-shop v Motor-Car Bratislava priniesol zamestnancom na oddelení nákupu pohodlnejšiu prácu a ušetril im čas. Dnes vytvárajú a schvaľujú objednávky oveľa jednoduchšie a zároveň celý proces funguje rýchlejšie a digitálne. V Motor-Car zároveň vďaka ReFIS-u získali väčší prehľad o dokumentoch (žiadanky, objednávky, faktúry) a archív s elektronizovanými dokladmi im priniesol aj zjednodušený prehľad o ich stave, rýchlejšie dohľadanie aj s identifikáciuo zodpovednosti za ich schválenie.

Klient:

Motor-Car prevádzkuje predajnú a servisnú sieť automobilových značiek Mercedes Benz, KIA a ďalších v 8 mestách na Slovensku

Implementácia ReFIS-u:

jún 2022

Funkcia ReFIS:

Vnútrofiremný e-shop, objednávky a podpora práce pre oddelenie nákupu

“Ešte pred samotnou implementáciou sme si riešenie mali možnosť vyskúšať aj s používateľmi, čo nám výrazne pomohlo pri rozhodovaní. Implementáciu sme sa rozhodli riešiť po fázach a po oddeleniach. Kľúčoví zamestnanci si systém ešte vo fáze prípravy mohli vyskúšať na reálnych dokladoch a odladiť tak nastavenie.”

Stanislav Recký, IT riaditeľ v Motor-Car

“Schvaľovanie požiadavky na nákup je identické a rovnako jednoduché ako pre doklady. Automatické generovanie objednávok urýchľuje spracovanie. Prehľad o stave dokladov, reporting, automatizované párovanie faktúry na objednávku, to všetko prináša digitalizáciu a vyššiu prehľadnosť a efektivitu do našej spoločnosti.”

Stanislav Recký, IT riaditeľ v Motor-Car

“Nákupy tovarov pre kanceláriu sme predtým síce riešili koordinovane, ale až ReFIS im dal jasnú štruktrúru a plne ich zautomatizoval. To odbremenilo zamestnancov na viacerých úrovniach od zbytočných úkonov. Nám zodpovedným za schvaľovanie dokladov to tiež uľahčilo prácu, ktorú teraz môžeme venovať dôležitejším veciam.”

Matúš Brečka, CEO v Motor-Car

„Po zavedení ReFIS-u sme získali digitálny archív došlých dokladov a objednávok, ktorý sme predtým nemali v takejto forme a bolo zložité dohľadávať doklady v ich originálnej podobe. Vďaka digitalizácii získavame poriadok v dokladoch. ReFIS nám poskytuje prehľad o ich stave, prináša automatizáciu v procesoch formou pravidiel, ktoré si vieme flexibilne dopĺňať, čím nám šetrí čas pri ich spracovaní. Osobne vnímam systém ReFIS, ale aj dodávateľa ako veľmi flexibilného partnera, ktorý sa snažil pokryť všetky naše business aj IT potreby, čo sa nám spoločne podarilo.“

Motor-Car využíva aj ďalšie funkcie v rámci softvéru ReFIS. IT riaditeľ Stanislav Recký hodnotí doterajšie skúsenosti s nimi.

Digitalizujte spracovanie dokladov aj vy:

Zobraziť kontakt

ReFIS pre vnútrofiremné nákupy v Motor-Car zabezpečil komplexné riešenie

Klient:

Implementácia ReFIS-u:

Funkcia ReFIS:

Výsledky:

Zadanie od klienta:

Navrhnuté riešenie:

Implementácia:

Výsledky:

Klient:

Implementácia ReFIS-u:

Funkcia ReFIS:

Digitalizujte spracovanie dokladov aj vy:

Naši vybraní klienti

Ďalšie prípadové štúdie