Šablóny dokladov
ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Šablóny dokladov umožňujú ľahko generovať doklady na základe prednastavených šablón. Napríklad ak potrebuje spoločnosť uzatvárať často rovnaký typ zmluvy, v ktorej sa menia len niektoré „premenné“ (parametre), je možné vložiť si takúto šablónu a „premenné“ sa nahradia konkrétnymi hodnotami pri generovaní dokladu.
Zmluvy
Pre zmluvy je možné používať tieto premenné:
| Premenná | Hodnota |
|---|---|
| Základné | |
| ${Contract/RefNumber} | Číslo zmluvy (referenčné číslo) |
| ${Contract/GeneratedDate} | Dátum generovania zmluvy |
| ${Contract/RevisionNumber} | Revízia zmluvy |
| Zmluvná strana (namiesto ContractParty1 možné použiť ContractParty2, ContractParty3, ...) | |
| ${ContractParty1/PartyName} | Názov zmluvnej strany (napríklad „sprostredkovateľ“) |
| ${ContractParty1/SignDate} | Dátum podpisu zmluvy touto osobou |
| ${ContractParty1/Name} | Meno/názov osoby |
| ${ContractParty1/CompanyID} | IČO |
| ${ContractParty1/TaxID} | DIČ |
| ${ContractParty1/VATID} | IČ DPH |
| ${ContractParty1/CompanyRegistration} | „Spoločnosť zapísaná v“, napr. „V Obchodnom registri...“ |
| ${ContractParty1/MainAddress_StreetName_CityName} | Adresa sídla: Ulica/Číslo ulice/PSČ/Mesto |
| ${ContractParty1/PostAddress_StreetName_CityName} | Poštová adresa: Ulica/Číslo ulice/PSČ/Mesto |
| ${ContractParty1/EmailAddress} | E-mailová adresa osoby |
| ${ContractParty1/BankAccountNumber} | Číslo účtu alebo IBAN bankového účtu |
| ${ContractParty1/BankAccountSWIFT} | SWIFT číslo bankového účtu |
| Pokročilé možnosti | |
| ${Contract/RelatedGraphNames} | Názvy priradených nálepiek k zmluve - oddelené čiarkou |
| ${Contract/RelatedProjectNames} | Názvy priradených projektov k zmluve - oddelené čiarkou |
| ${Contract/RelatedPersonEmailAddress} | E-mailová adresa na súvisiacu osobu, ktorá je priradená cez nálepky (vloží jednu e-mailovú adresu, aj keď je viac súvisiacich osôb) |
| Špecifické pre šablónu | |
| ${Contract/Provision} | Provízia zo zmluvy (len jedna provízia, aj keď ich je uvedených viac v zmluve) |
Vysvetlivky k premenným:
- Premenné ${Contract/...} sú všeobecné údaje k zmluve
- Premenné ${ContractParty[Index]/...} sú údaje k zmluvným stranám uvedených na zmluve
- Premenné ${ContractParty1/...} sú údaje o vlastnej firme (vlastná firma je vždy s „Indexom“ rovným 1)
- Ostatné zmluvné strany sú: ${ContractParty[Index]/...} kde „Index“ začína číslom 2 (napríklad ak sú 3 zmluvné strany, tak tretia zmluvná strana bude mať „Index“ 3)
Podpisovanie
Pre podpisovanie je možné určiť v šablóne miesto, kam sa bude vkladať podpis viacerými spôsobmi:
- Pomocou textu neviditeľného pre používateľa: Miesto na podpis je možné zadefinovať pomocou dvoch reťazcov vo formáte "{SignatureXTopLeft}" a "{SignatureXBottomRight}", kde prvý reťazec má byť umiestnený v hornom ľavom rohu miesta na podpis a druhý reťazec má byť v dolnom pravom rohu miesta na podpis. Písmeno "X" v daných reťazcoch treba nahradiť poradovým číslom podpisu, napr. podpis číslo 1 bude zadefinovaný reťazcami "{Signature1TopLeft}" a "{Signature1BottomRight}", druhý podpis pomocou "{Signature2TopLeft}" a "{Signature2BottomRight}" atď.
- Pomocou súradníc napevno pre danú šablónu. Súradnice sa dajú zadať aj relatívne od konca dokumentu/strany.
- Voľbou súradníc používateľom počas podpisovania
| Premenná | Hodnota |
|---|---|
| Základné | |
| {SignatureXTopLeft} | Definuje pozíciu horného ľavého miesta na podpis, kde písmeno "X" treba nahradiť poradovým číslom podpisu |
| {SignatureXBottomRight} | Definuje pozíciu dolného pravého miesta na podpis, kde písmeno "X" treba nahradiť poradovým číslom podpisu |