Plánovanie peňazí

Plánovanie peňazí firmy

Finančný plán firmy

Základom plánovania je teda vloženie budúcich čiastok. Budúca čiastka môže byť:

• Budúci príjem peňazí. Takto sa vloží napríklad suma, ktorá je zazmluvnená za projekt, alebo pravidelné príjmy zo servisných zmlúv.
• Budúci výdaj peňazí. Môže sa použiť napríklad na zaevidovanie nákladov, ktoré projektoví manažéri očakávajú pri projekte, pravidelné platby poisťovniam, mzdy alebo iné platby.

Budúce čiastky je možné plánovať na presný deň, alebo keď nie je známy, stačí určiť mesiac a rok. Pri úprave budúcej čiastky sa zachovávajú pôvodné hodnoty v histórii (kvôli sledovaniu zmien plánu). Budúce čiastky sú zoskupené do plánov. Je možné vytvoriť ľubovoľný počet plánov. Spoločnosť môže sledovať svoje budúce príjmy a výdaje v rôznych plánoch, napríklad:

• Predpísané čiastky: tieto čiastky sú predpísané nejakou dohodou. Ide o pravidelne sa opakujúce presne definované čiastky, napr. nájom, leasing, záloha na elektrinu, plyn,zálohy na daň, poistné, TV alebo rozhlasové poplatky).
• Predpokladané čiastky: opakujúce sa platby, keď nie je známa presná výška platby. V aktuálnom mesiaci, keď už je známa výška platby pre daný mesiac, upraví sa čiastka. Ide napríklad o mzdy, sociálne a zdravotné poistenie, telefóny atď.
• Plánované čiastky: nie sú ani predpokladané ani predpísané, je to potreba plánujúceho.
• Žiadané čiastky
• Dohodnuté čiastky: ktoré nie sú očakávané, ani pohľadávky alebo záväzky.
• Zazmluvnené čiastky
• Očakávané čiastky: ktoré nie sú pohľadávky alebo záväzky.

Každú budúcu čiastku (príjem aj výdaj) je možné označiť nálepkou (teda zvoliť napríklad útvar, projekt, dôvod platby alebo predmet, ktorého sa budúca čiastka týka). Pozícia z organizačnej štruktúry alebo pracovník musí mať priradené práva vkladať do určených položiek štruktúry nálepiek.

Vznik plánu

Pri vzniku nového plánu sa odporúča postupovať nasledujúcim spôsobom:

• každý vedúci útvaru vytvorí časť plánu za svoj útvar, ako podklad sa používa štruktúra pre plánovanie pre vedúcich útvarov
• každý vedúci projektov vytvorí plán pre každý svoj projekt, ako podklad sa používa štruktúra pre plánovanie vedúcich projektov
• vytvoria sa plány pre IT, autá, pracovníkov, prevádzkový majetok, externých pracovníkov za celú firmu:
  • pracovník zodpovedný za prevádzkový majetok firmy vytvorí celkový plán prevádzkového majetku firmy, a to:
    • z plánov jednotlivých útvarov
    • doplnením potrebných údajov podľa príslušnej časti štruktúry pre prevádzkový majetok firmy
  • pracovník zodpovedný za autá vytvorí celkový plán firmy pre autá, a to:
    • z plánov jednotlivých útvarov
    • doplnením potrebných údajov podľa príslušnej časti štruktúry pre autá
  • personalista vytvorí celkový plán firmy pre ľudské zdroje a externých pracovníkov, a to:
    • z jednotlivých plánov útvarov
    • doplnením potrebných údajov podľa príslušnej časti štruktúry pre pracovníkov firmy a externých prevádzkových pracovníkov firmy
  • pracovník zodpovedný za IT vytvorí celkový plán firmy pre IT, a to:
    • z plánov jednotlivých útvarov
    • doplnením potrebných údajov podľa príslušnej časti štruktúry pre IT.
• vytvorí sa celkový plán pre firmu:
  • automaticky sa do plánu zaradia všetky predpísané, predpokladané, dohodnuté, očakávané čiastky a pohľadávky a záväzky
  • automaticky sa do plánu zaradia plánované čiastky pre projekty, celkové plánované čiastky za IT, autá, prevádzkový majetok, pracovníkov interných a externých a tie plánované čiastky útvarov, ktoré nie sú súčasťou týchto celkových čiastok (napr, stroje, zariadenia, nástroje,...)
  • finančný riaditeľ naplánuje zvyšné čiastky za firmu (finančný majetok, čiastky za firmu ako celok,....).

Schvaľovanie plánu

Plán až do svojho schválenia môže byť opravovaný. Tieto opravy sa nemusia evidovať v histórii plánu.

Zmeny schváleného plánu

Naplánované čiastky sa môžu meniť, ale je evidovaná pôvodná naplánovaná čiastka a každá jej zmena, a to aj s evidovaným dátumom zmeny a identifikovaným pracovníkom, ktorý ju zmenil.

Vzorová štruktúra pre plánovanie pre útvar

Vzorová štruktúra pre plánovanie peňazí pre útvar:

• pracovníci:
  • mzdy:
    • mzdy pre nových pracovníkov
    • zvýšenie miezd
    • zníženie miezd (napr. odchod pracovníkov)
  • vzdelávanie
  • povinné lekárske prehliadky
• externé prevádzkové osoby pre útvar
• autá:
  • nákup áut
  • nákup príslušenstva do auta (dohľadový systém, alarm, hands-free,...)
• nákup IT
• telefóny, komunikačné služby
• nákup zariadenia miestností
• nákup kancelárskej techniky
• nákup kancelárskych potrieb
• stroje, zariadenia, mechanizmy (pre firmu, nie pre konkrétny projekt)
  • nákup
  • predaj
  • likvidácia
  • nájom, prenájom
  • údržba
• drobný viacnásobne použiteľný majetok (náradie, prístroje, ochranné pomôcky)
  • nákup
  • likvidácia
• skladové zásoby:
  • nákup
  • predaj
  • likvidácia
• iné (napríklad nečakané udalosti).

Plánovanie peňazí pre konkrétny projekt

Ide o plánovanie konkrétneho projektu. Tento plán obsahuje:

• plán výdajov, ktorý je podkladom pre návrh cenovej ponuky pre zákazníka
• cenovú ponuku pre zákazníka (plán príjmov).

Každý vedúci projektu musí:

• vytvoriť
• postupne detailizovať
• priebežne aktualizovať
• kontrolovať plnenie plánu pre svoj projekt.

Prvú verziu plánu musí vedúci projektu vytvoriť ešte pred tvorbou ponuky. Pri tvorbe ponuky musí vychádzať z tohto plánu a z dohodnutých cien.

Kopírovanie plánu

Po zvolení plánovacích čiastok v zozname a následnou voľbou funkcie 'Skopírovať čiastky' je možné:

• kopírovanie zvolených plánovaných čiastok v rámci jedného plánu

- skopírované čiastky sa označia okrem pôvodných nálepiek aj nálepkami, ktoré sa zvolia v poli 'Označiť nálepkami'

- pôvodné nálepky je možné zrušiť v poli 'Zrušiť nálepky'

Napríklad kopírovanie čiastok z Projektu A na Projekt B:

Čiastka 1 ... 900 EUR (označená nálepkami 'Projekt A' a 'Príprava dokumentácie')

Čiastka 2 ... 300 EUR (označená nálepkami 'Projekt A' a 'Výstavba')

Čiastka 3 ... 600 EUR (označená nálepkami 'Projekt A' a 'Odvoz odpadu zo staveniska')

Po skopírovaní vzniknú nové čiastky s rovnakými menami:

Čiastka 1 ... 900 EUR (označená nálepkami 'Projekt B' a 'Príprava dokumentácie')

Čiastka 2 ... 300 EUR (označená nálepkami 'Projekt B' a 'Výstavba')

Čiastka 3 ... 600 EUR (označená nálepkami 'Projekt B' a 'Odvoz odpadu zo staveniska')

• kopírovanie zvolených plánovaných čiastok v rámci dvoch plánov

- typ skopírovaných čiastok je možné zvoliť v ponuke 'Typ čiastky'

Napríklad kopírovanie z Plánovaných na Očakávané:

Čiastka ... 1200 EUR (Plánovaná čiastka)

Po skopírovaní vznikne nová čiastka s rovnakým menom:

Čiastka ... 1200 EUR (Očakávaná čiastka)

TIP: Skopírovanú čiastku je možné napárovať na pôvodnú zaškrtnutím 'Napárovať nové čiastky na pôvodné čiastky'

Plánovací kalendár

Na lepší prehľad pri plánovaní čiastok slúži plánovací kalendár. Jeho riadky sú tvorené položkami štruktúry a stĺpce dátumovými intervalmi (deň, týždeň, mesiac...). Okrem nich má kalendár aj súčtový stĺpec kde je možné si nastaviť za aké dátumové obdobie má súčtový stĺpec sčítavať plánované čiastky. Môže to byť celé obdobie, vybraný rok alebo ľubovolné vybrané dátumové obdobie.

Kalendár môže obsahovať riadky pre všetky zložky štruktúry alebo je možné v nastaveniach kalendára vybrať inú osnovu plánovania.

V každej bunke kalendára je uvedená:

• celková suma danej bunky (modrou), teda súčet plánovaných čiastok za príslušné obdobie. Táto suma je v každej bunke rozdelená na:
• celkové príjmy (zelenou) a
• výdaje (červenou).
• Okrem toho je v bunke uvedený aj súčet plánovaných čiastok patriacich do podzložiek daného riadku (šedou). Súčtové hodnoty v bunkách zahŕňajú len nestornované plánované čiastky.

Kliknutím na bunku kalendára sa zobrazia všetky plánované čiastky, ktoré patria do daného dátumového obdobia (stĺpca) a majú príslušné zaradenie (riadok). Po kliknutí na bunku sa zobrazujú aj stornované plánované čiastky. Čiastky je možné následne upraviť, stornovať, zrušiť storno alebo vymazať. Okrem toho sa dá vytvoriť nová plánovaná čiastka. Prednastavené bude mať zaradenie a dátum zodpovedajúci bunke, na ktorú používateľ klikol.

Plánované čiastky zobrazené v kalendári je možné filtrovať podľa ľubovolného počtu filtrovacích zložiek štruktúry. Kalendár potom zobrazuje len plánované čiastky patriace do danej bunky kalendára a súčasne zaradené do všetkých filtrovacích zložiek štruktúry. Ak je zapnuté filtrovanie, pribudne dole v kalendári riadok ktorý zobrazí súčty čiastok, ktoré vyhovujú filtru (patria do všetkých filtrovacích zložiek) ale sú mimo zvolenej osnovy plánovania.

Podržaním kurzora myši nad jednotlivými bunkami kalendára sa zobrazí v ich pravom dolnom rohu informačná ikonka. Presunutím kurzora nad túto ikonku sa:

• pre stĺpec s nálepkami zobrazia doklady a čiastky označené danou nálepkou alebo jej potomkami podľa obdobia nastaveného pre súčtový stĺpec, ktoré možno skopírovať do plánu
• pre súčtový a ostatné stĺpce zobrazia detailnejšie informácie o celkových sumách pre danú bunku s možnosťou porovnať plán s realitou pre aktuálny a predchádzajúci rok

Pozri aj

• Sledovanie plnenia plánu
• Riadenie toku peňazí