Sledovanie plnenia plánu

ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Stav čerpania zobrazený pri schvaľovaní.
Plánovanie pomocou kalendára.

Sledovanie plnenia plánu je možné robiť v softvéri ReFIS na viacerých miestach:

  • pomocou zostavy „Porovnanie príjmov a výdajov zoskupených podľa nálepiek“
  • pri schvaľovaní dokladu sa zobrazí na základe zaradenia jednotlivých riadkov faktúry aj stav čerpania. Pre každú čiastku na doklade je zobrazená jej suma (s/bez DPH) nasledovaná niekoľkými zľava odsadenými riadkami. Každý riadok zodpovedá jednej nálepke. Pre každú zložku sú uvedené tri stĺpce:
    1. Výber plánu na základe ktorého chceme sledovať čerpanie.
    2. Voľba medzi (bližší opis je v časti Prehľad typov čiastok nižšie):
      1. časťami platieb,
      2. časťami platieb a neuhradenými schválenými fakturovanými čiastkami,
      3. fakturovanými čiastkami len zo schválených dokladov,
      4. fakturovanými čiastkami zo všetkých dokladov
      5. fakturovanými čiastkami zo všetkých dokladov + časťami platieb v hotovosti bez väzby na fakturované čiastky
    3. Rozdiel predchádzajúcich dvoch stĺpcov, dá sa zobraziť ako absolútna hodnota, alebo relatívna (v % čerpania)
  • pomocou plánovacieho kalendára

Prehľad typov čiastok

Pri sledovaní plnenia plánu možno použiť na sledovanie plánu (rozpočtu) a reality rôzne zdroje dát:


Typ čiastky ako zdroj dát Výhoda Nevýhoda
Fakturované čiastky všetky
  • Okamžite vidno informácie o čerpaní rozpočtu, ešte skôr ako prebehne schvaľovací proces.
  • Neobsahuje platby v hotovosti
  • Neobsahuje platby platené bez faktúry (často na základe zmluvy, napríklad nájomné)
  • Nemusí sa zhodovať s realitou, pretože faktúru zákazník nemusí uhradiť.
  • Ešte nižšia istota ako riadok vyššie pri výdavkoch (záväzkoch), pretože sa nedá určiť, či ich bude vôbec vlastná firma uhrádzať.
Fakturované čiastky schválené
  • Rýchlo vidno, čo bude uhradené/treba uhradiť.
  • Rovnaké nevýhody ako vyššie, okrem toho, že nie sú započítané faktúry, ktoré vlastná firma nebude uhrádzať.
Celkovo (fakturované a platby)

alebo
Celkovo (schválené fakturované a platby)

  • Rýchlo vidno, čo bude uhradené/treba uhradiť.
  • Nemusí sa zhodovať s realitou, pretože faktúru zákazník nemusí uhradiť.
  • Odstraňuje však jednu z nevýhod „Fakturované čiastky, všetky“ (obsahuje aj platby bez väzby na Fakturované čiastky).
Platby
  • Najpresnejšie odzrkadľuje realitu, pretože obsahuje reálne to, čo bolo uhradené.
  • Informáciu získa ReFIS až po úhrade, kvôli splatnosti môže trvať získanie informácie dlhšie.