Schvaľovací proces
Schvaľovací proces dokladov umožňuje elektronický obeh dokladov vo firme a ich schvaľovanie/odmietnutie. Pri schvaľovaní platí niekoľko pravidiel:
- Doklad je schválený, ak všetci v zozname doklad schvália.
- Doklad je odmietnutý, ak aspoň jeden používateľ doklad odmietne.
Ďalšie filtre, do ktorých môže doklad spadať:
- Moje na schválenie - záznamy, kde som ešte nedával žiadne vyjadrenie a som na zozname osôb (zobrazí všetky záznamy spĺňajúce uvedenú podmienku, bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv)
- V zastúpení - záznamy na schvaľovanie v zastúpení za inú osobu; pre bližšie informácie pozri zastupovanie v schvaľovacom procese, opäť platí, že zobrazí doklady bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv
- Mnou spracované obsahuje:
- 1) Záznamy, ku ktorým som dával nejaké vyjadrenie (odmietnutie/schválenie).
- 2) Doklady, ktoré som vytváral.
- 3) Doklady, ktoré som platil (v hotovosti alebo kartou).
- 4) Doklady odo mňa a doklady pre mňa (prihlásený používateľ je uvedený ako odosielateľ alebo príjemca dokladu)
- Zobrazí doklady bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv.
- Nepriradené - ak zoznam osôb na schválenie je prázdny (nenastavený). Do úvahy sa berú aj prístupové práva na základe nálepiek. Je možné teda poveriť vo firme viac osôb priraďovaním dokladov na schvaľovanie na základe označenia nálepkami. Napríklad asistentka oddelenia IT môže nastavovať schvaľovací proces len pre oddelenie IT, pričom iné nepriradené doklady ani neuvidí.
- V procese - ak sa ešte nevyjadrili všetci zo zoznamu na schválenie. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
- Schválené - ak všetci v zozname doklad schvália. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
- Odmietnuté - ak aspoň jeden používateľ doklad odmietne. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
Na schvaľovanie upozorňujú používateľov aj notifikácie zasielané e-mailom.
Zoznam schvaľovateľov
Zoznam schvaľovateľov je možné v ReFISe zadať:
- Manuálne pri vytváraní alebo úprave dokladu
- Automaticky na základe pravidiel
- Automaticky na základe poľa „Objednávku vyžiadal“ vo formulári na úpravu alebo pridanie objednávky (ak je k dokladu priradená objednávka). Táto osoba je vložená na úplne prvé miesto, pred zoznam schvaľovateľov na základe pravidiel. Ak sa objednávateľ nachádza v zozname schvaľovateľov, nie je presunutý na prvé miesto.
Schvaľovanie dokladov
Schvaľovateľ v záložke „Moje na schválenie“ zvolí doklad, ktorý chce schváliť/odmietnuť a kliknutím na ikonu „Schvaľovanie dokladov“ v module „Doklady“ sa zobrazí nové okno, v ktorom môže schvaľovať doklad. Schvaľovateľ môže nastaviť filtre v ľavej časti tak, aby videl doklady:
- kde je práve v poradí, teda doklad čaká práve na jeho schválenie.
- kde je priradený na schvaľovanie, bez ohľadu na nastavené poradie. Tieto doklady sú zobrazené sivou farbou.
V okne, ktoré sa zobrazí po kliknutí na „Schvaľovanie dokladov“ je možné vykonať nasledujúce operácie:
- Schvaľujem - schválenie dokladu
- Odmietam - odmietnutie schválenia - prejavenie nesúhlasu
- Netýka sa ma - táto voľba je pre prípad, že doklad bol postúpený na schválenie omylom
- Odvolať moje staršie rozhodnutie - touto voľbou je možné zrušiť svoje predchádzajúce rozhodnutie (zobrazí sa, len ak existuje)
V prípade voľby „Odmietam“ alebo „Netýka sa ma“ je nutné takéto rozhodnutie okomentovať v poznámke, v iným prípadoch je poznámka dobrovoľná.
V okne sa nachádza aj informácia, ktorá umožňuje sledovať plnenie plánu.
Postúpiť doklad na schválenie
V prípade, že je potrebné, aby sa k dokladu vyjadrila ešte iná osoba, je možné ju pridať do schvaľovacieho zoznamu operáciou „Postúpiť doklad na schválenie“. Zobrazí sa obrazovka, kde je zobrazené:
- V hornej rolovacej časti sa nachádza detailná informácia o doklade.
- V dolnej časti sa nachádza zoznam osôb, ktoré sa majú k danému dokladu vyjadriť.
- Osobu je možné pridať výberom zo zoznamu (v zozname sa zobrazia len tie osoby, ktoré majú právo schvaľovať doklad)
Zároveň je možné zmeniť poradia schvaľovania použitím tlačidiel „Šípka hore“ a „Šípka dole“ (pričom poradie schvaľovania je v smere od dola hore, teda najprv schvaľujú osoby na spodnom konci zoznamu). Vyradiť osobu zo zoznamu je možné použitím tlačidla „Krížik“. Všetky informácie o zmenách v zozname osôb schvaľujúcich doklad sú uchovávané a zobrazované ako súčasť detailnej informácie o doklade.