Pravidlá pre doklady

ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov
Formulár pre definovanie pravidla schvaľovania

Pravidlá pre doklady je možné otvoriť cez „Iné“ > „Číselníky“ > „Pravidlá pre doklady“. Tieto pravidlá definujú:

  1. podmienky, napríklad pre aké sumy (interval od, do), pre aké typy dokladov, pre doklady priradené ku ktorým nálepkám (zoznam nálepiek) a ďalšie
  2. akcie, napríklad ktoré osoby a v akom poradí doklad schvaľujú, alebo aké nálepky sa majú priradiť a ďalšie.


Podmienky

V hornej časti formuláru je možné nastaviť rôzne podmienky. Po ich splnení sa vykonajú akcie (definované v dolnej časti formuláru). Podmienky majú viacero sekcií: - Podmienky pre doklad - Podmienky pre prílohu - Podmienky pre nespracovaný doklad - Podmienky pre čiastky

Akcie

V dolnej časti formuláru je možné nastaviť viaceré akcie. Napríklad: - Priradiť schvaľovateľov, viac informácií nájdete v samostatnej časti Akcie pre schvaľovanie - Označiť nálepkami, týmto viete automaticky priraďovať nálepky. V podmienkach je možné nastaviť napríklad firmu, od ktorej faktúra prišla.

Akcie pre schvaľovanie

Pre schvaľovanie je možné nastaviť aj priority schvaľovania. Ak vyhovuje viac pravidiel naraz, aplikujú sa všetky. Napríklad:

  1. Pravidlo 1: prijaté faktúry so sumou nad 500 EUR schvaľuje „Peter Riaditeľ“
  2. Pravidlo 2: prijaté faktúry alebo predfaktúry zaradené na „oddelenie Ľudské zdroje“ schvaľuje „Andrea Ľudská“ a „Martin Zdrojan“.

Ak sa do ReFISu vloží prijatá faktúra zaradená na „oddelenie Ľudské zdroje“ vo výške 650 EUR, softvér priradí na schvaľovanie tieto osoby:

  1. „Peter Riaditeľ“
  2. „Andrea Ľudská“
  3. „Martin Zdrojan“

Pomocou priority je možné nastaviť, ako budú schvaľovatelia zoradení.

Variabilní schvaľovatelia

Okrem štandardných používateľov je možné do schvaľovania zaradiť aj tzv. variabilných schvaľovateľov. Títo schvaľovatelia nie sú pevne určení, ale sú definovaní na základe rôznych podmienok. Medzi variabilných schvaľovateľov patria:

  • Vlastník nálepky - vlastník nálepky vloženej na doklad
  • Členovia projektového tímu - členovia projektového tímu z projektu priradenému k aktuálnemu dokladu
  • Tvorca súvisiacich dokladov - osoba, ktorá vytvorila doklad súvisiaci s aktuálnym dokladom
  • Žiadateľ súvisiacich dokladov - osoba, ktorá vyžiadala doklad súvisiaci s aktuálnym dokladom
  • Nadriadený žiadateľa alebo zodpovednej osoby dokladu - nadriadený osoby, ktorá žiadala alebo je zodpovedná za aktuálny doklad.
  • Externá osoba z dokladu
  • Nadriadený externej osoby z dokladu

Nadriadených je možné nastaviť v adresári.

Za žiadateľa alebo zodpovednú osobu sa považujú osoby z týchto polí:

  • v žiadanke: Žiadanku vyžiadal
  • vo vydanej objednávke: Objednávku vyžiadal
  • v projektovom zámere: Zodpovedná osoba
  • v dodacích listoch: Produkty prevzal/Produkty odovzdal
  • v pokladničnom doklade: Účet/pokladňa/osoba (osoba z tohto poľa)