Začíname pre vedúcich projektov

ReFIS Flow - softvér pre elektronizáciu a schvaľovanie dokumentov

Článok Začíname pre vedúcich projektov opisuje, ako pracovať s ReFISom z pohľadu vedúceho projektov.

Zmysel ReFIS pre vedúcich projektov

V ReFISe je možné:

Nefinančné údaje o projekte v ReFIS

V prípade, že firma chce sledovať výdaje a príjmy pre projekty, musí do ReFISu vložiť projekty. Projekt sa bude priraďovať ku každému finančnému údaju vloženému do ReFISu, ktorý sa týka daného projektu. Okrem mena projektu, čísla projektu a finančných údajov o projekte, je možné do ReFISu vložiť aj nefinančné údaje o projekte:

  • Lokalita
  • Dátum začiatku a konca projektu
  • Stav projektu
  • a ďalšie

Finančné údaje o projekte v ReFIS

Obrázok znázorňuje, aké údaje je potrebné a možné vložiť do ReFISu ku každému finančnému údaju projektu.

Obrázok vpravo zobrazuje, aké údaje je potrebné a možné vložiť do ReFISu ku každému finančnému údaju projektu. Ku každému finančnému údaju projektu, ktorý sa vkladá do ReFISu:

  • je nutné priradiť projekt (číslo projektu)
  • je možné priradiť etapu projektu, ktorej sa údaj týka
  • je možné priradiť, čoho sa údaj týka

V tejto kapitole sú vymenované všetky momenty, ktoré spôsobia vkladanie finančných údajov projektu do ReFISu. Zároveň ku každému momentu je uvedené, aké finančné údaje sa musia vložiť do ReFISu a z akých dokladov sa tieto údaje vkladajú. Odporúčame, aby tieto údaje vkladal do ReFISu vedúci projektu alebo ním určený pracovník.

Ide o tieto momenty, keď vedúci projektu, resp. ním určený pracovník, vkladá finančné údaje do ReFIS:

  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre príjmovú časť projektu
  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre dodávky produktov, služieb pre projekt
  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre externých pracovníkov pre projekt
  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre reklamácie zákazníka projektu
  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre prenájom strojov, zariadení, prepravných prostriedkov

Momenty pre príjmovú časť projektu

  • plánovanie projektu
  • uzavretie dohody so zákazníkom: ide o začiatok nového projektu - podpis zmluvy so zákazníkom, príjem záväznej objednávky atď. Po uzavretí dohody so zákazníkom (podpis zmluvy, príjem záväznej objednávky atď.) sa do ReFISu vložia všetky finančné údaje z dohody. Vzniknú „dohodnuté čiastky“. Ku každej „dohodnutej čiastke“ sa priradí dohodnutý termín zaplatenia a táto čiastka sa zaradí do štruktúry.
  • príjem objednávky v rámci zmluvy. Po príjme objednávky v rámci zmluvy sa do ReFISu vložia všetky finančné údaje z tejto objednávky. Vzniknú „objednané čiastky v rámci zmluvy“. Ku každej „objednanej čiastke v rámci zmluvy“ sa priradí termín zaplatenia uvedený na objednávke.
  • prebratie produktu zákazníkom: ide o podpis preberacieho protokolu zákazníkom. Po podpise preberacieho protokolu zákazníkom sa vložia do ReFISu finančné údaje týkajúce sa prebratej časti projektu zákazníkom ako „očakávané čiastky“. Ku každej „očakávanej čiastke“ sa priradí termín predpokladaného zaplatenia.
  • vystavenie faktúry v rámci projektu: vystaví sa faktúra pre zákazníka projektu. Z položiek vystavenej faktúry vzniknú pohľadávky.
  • príjem dokladu o bezhotovostnej platbe: ide o výpis z bankového účtu. Platby sa vo väčšine implementácii ReFISu automaticky prenesú do ReFISu, pričom každá položka sa môže priradiť k útvaru alebo projektu. V prípade potreby manuálneho párovania platieb s pohľadávkami alebo záväzkami, je možné v ReFIS manuálne priradiť čiastky z bankového výpisu k pohľadávkam alebo záväzkom. V ReFIS je možné manuálne zaradiť čiastku z bankového výpisu do štruktúry. Z položiek bankového výpisu vzniknú „zaplatené čiastky“.
  • príjem peňazí pri platbe v hotovosti. V ReFISe sa vystaví príjmový pokladničný doklad. Vzniknú „zaplatené čiastky“.

Momenty pre dodávky produktov, služieb pre projekt

  • uzavretie dohody s dodávateľom na dodávku materiálu alebo iných produktov pre projekt. Po uzavretí dohody s dodávateľom (ide o zmluvu, záväznú objednávku atď.) sa do ReFISu vložia finančné údaje z tejto dohody. Vzniknú „dohodnuté čiastky“, pričom ku každej čiastke z tejto dohody musí byť priradená dohoda. V prípade, že ide o nákup produktov alebo služieb pre viacero projektov, položky dohody sa rozdelia tak, aby každá rozdelená položka zodpovedala práve jednému projektu. K tejto rozdelenej položke sa priradí číslo projektu, ktorému nakupované produkty patria.
  • prebratie produktov pre projekt od dodávateľa. Po prebratí produktov alebo služieb od dodávateľa (po podpise dodacieho listu, preberacieho protokolu atď.), vložia sa do ReFISu finančné údaje z dodacích listov, preberacích protokolov atď. ako „očakávané čiastky“.
  • príjem faktúry za dodané produkty. Vedúci projektu dostane v ReFISe na schválenie prijatú faktúru, ktorej aspoň jedna položka sa týka jeho projektu. V prípade, že celá faktúra sa týka iba jedného jeho projektu a je v poriadku, vedúci projektu ju schváli. V prípade, že jeho projektu sa týkajú iba časti položiek faktúry, rozdelí tieto položky na časti (vzniknú nové položky faktúry, pričom každá nová položka faktúry patrí práve jednému jeho projektu alebo mu nepatrí) a každej časti položky priradí číslo svojho projektu, ktorého sa daná časť týka. Časti položiek, ktoré nepatria jeho projektu, neoznačí. K svojim položkám faktúry priradí etapy a predmet, ktorého sa daná položka týka. V ReFIS vzniknú „záväzky“. K prijatej faktúre je priradená zákazka, t.j. každý záväzok, ktorý vznikne z tejto faktúry, má priradené číslo zákazky.
  • príjem dokladu o bezhotovostnej platbe
  • zaplatenie v hotovosti za nakúpené produkty. Pri platbe v hotovosti pracovník do firmy prinesie doklad o nákupe. Po schválení nákupu, dostane peniaze a výdajový doklad, ktorý sa vystaví v ReFISe. Vznikne „zaplatená čiastka“ (platba), ku ktorej je potrebné priradiť číslo projektu alebo útvaru, ktorého sa nákup týka a zaradiť túto čiastku do štruktúry (tieto údaje dodá pracovník spolu s dokladom o nákupe).
  • reklamácia voči dodávateľovi projektu. Po poslaní reklamácie dodávateľovi, zadá sa do ReFISu „žiadaná čiastka“, ku ktorej sa priradí číslo zákazky, číslo projektu alebo útvaru a táto čiastka sa zaradí do štruktúry.

Momenty pre externých pracovníkov pre projekt

  • uzavretie dohody s externým pracovníkom pre projekt. Po uzavretí dohody s externým pracovníkom pre projekt (podpis zmluvy, vystavenie záväznej objednávky atď.) sa do ReFISu vložia všetky finančné údaje z dohody. Vzniknú „dohodnuté čiastky“. Ku každej „dohodnutej čiastke“ sa priradí dohodnutý termín zaplatenia a každá dohodnutá čiastka sa zaradí do štruktúry.
  • príjem výkazu prác od externého pracovníka. Po schválení výkazu prác od externej osoby pre projekt, vložia sa údaje z tohto výkazu do ReFISu ako „očakávané čiastky“.
  • príjem faktúry od externého pracovníka. Po prijatí faktúry od externej osoby pre projekt, vloží sa faktúra do ReFISu, kde sa schváli. Vzniknú „záväzky“.
  • príjem dokladu o bezhotovostnom zaplatení externým pracovníkom

Momenty pre reklamácie zákazníka projektu

  • schválenie reklamácie zákazníka týkajúcej sa projektu. Po schválení reklamácie zákazníka projektu, vložia sa do ReFISu finančné údaje tejto reklamácie ako „žiadané čiastky“.
  • vystavenie dokumentu na vrátenie peňazí zákazníkovi. Po vystavení dokladu v ReFISe o vrátení peňazí zákazníkovi, vzniknú v ReFISe „záväzky“.
  • momenty pre vkladanie finančných údajov pre interných pracovníkov pre projekt
  • návrh odmeny pre interných pracovníkov firmy za prácu na projekte. Návrh odmeny pre interných pracovníkov firmy za prácu na projekte sa vloží do ReFISu ako „plánovaná čiastka“.
  • schválenie odmeny pre interných pracovníkov firmy za prácu na projekte. Po schválení odmeny pre interných pracovníkov firmy za prácu na projekte, vložia sa do ReFISu tieto schválené odmeny ako „záväzky“.

Momenty pre prenájom strojov, zariadení, prepravných prostriedkov

  • uzavretie dohody s dodávateľom na prenájom strojov, zariadení, prepravných prostriedkov pre projekt. Po uzavretí dohody s dodávateľom (podpis zmluvy, vystavenie záväznej objednávky atď.) sa do ReFISu vložia všetky finančné údaje z dohody. Vzniknú „dohodnuté čiastky“. Ku každej „dohodnutej čiastke“ sa priradí dohodnutý termín zaplatenia a táto čiastka sa zaradí do štruktúry.
  • prebratie prenajatých strojov, zariadení, prepravných prostriedkov pre projekt. Po podpise preberacieho protokolu sa vložia do ReFISu finančné údaje týkajúce sa prebratých strojov, zariadení atď. ako „očakávané čiastky“. Ku každej „očakávanej čiastke“ sa priradí termín predpokladaného zaplatenia.
  • príjem faktúry za prenájom strojov, zariadení, prepravných prostriedkov pre projekt. Pozri príjem faktúry za dodané produkty.
  • príjem dokladu o bezhotovostnom zaplatení.

Pozri aj